Zo herstelt u een afgekeurde UBL-factuur
Een afgekeurde Peppol-factuur is een bijzonder soort vastlopen. Het bestand kwam ergens als UBL uit een systeem, ergens zei een validator nee, en wat u overhoudt is een foutrapport vol regelcodes en een factuur die juridisch bestaat maar niet bezorgd kan worden. De editor hierboven is precies voor dat moment gebouwd: upload het geweigerde bestand, herstel de velden achter de codes en download een UBL-factuur die er wél doorkomt.
Waar een Peppol-factuur kan stranden
Een UBL-factuur wordt onderweg naar de koper meer dan eens gevalideerd. Uw toegangspunt controleert het document tegen de Peppol BIS Billing 3.0-regels voordat het het netwerk op gaat; het ontvangende toegangspunt en de software van de koper controleren opnieuw bij aankomst. Elke poort draait dezelfde gelaagde validatie: het UBL 2.1-schema, de EN 16931-bedrijfsregels en daarbovenop de BIS 3.0-beperkingen. Eén mislukte regel bij welke poort dan ook stopt het document, hoe correct de rest ook is.
De fouten achter de meeste afkeuringen
- Een endpoint-identificatie met het verkeerde schema, of zonder: een KVK-nummer onder de verkeerde code, een OIN waar een btw-nummer geregistreerd staat
- Een customization- of profiel-ID dat het document niet als Peppol BIS Billing 3.0 aankondigt
- Btw-totalen per categorie die niet sporen met de regelbedragen, meestal na een late prijswijziging
- Geen kopersreferentie of orderreferentie, terwijl BIS 3.0 er één van beide eist
- Een overboeking zonder rekeningnummer bij de betaalgegevens
- Ontbrekende landcodes of onvolledige adressen
Voor geen van deze fouten is nieuwe software nodig. Het zijn waarden in velden, en velden kun je bewerken.
Bewerk de gegevens, laat de machine de XML schrijven
UBL is geen formaat om met de hand te bewerken: de cac- en cbc-elementen hebben namespaces, hun volgorde ligt vast in het schema en dezelfde bedragen staan op meerdere plekken die met elkaar moeten kloppen. Deze editor haalt de XML uit de vergelijking. Het geüploade bestand wordt ontleed volgens het EN 16931-factuurmodel, elk veld wordt een gewoon invoerveld en totalen rekenen mee terwijl u typt. Wat het formulier niet toont, bijlagen en notities inbegrepen, blijft bewaard en gaat weer mee. Bij het downloaden wordt de UBL van nul opnieuw opgebouwd door dezelfde motor als de factuurgenerator: structuur, namespaces en sommen kloppen per constructie.
Als de kapotte factuur naar u is gestuurd
De ontvangende kant heeft hetzelfde probleem in spiegelbeeld: een UBL-bestand van een leverancier dat uw boekhouding of uw toegangspunt-inbox niet wil verwerken. Upload het, herstel de foutieve velden en importeer het gecorrigeerde bestand zodat de verwerking doorloopt. Vraag de leverancier voor de btw-administratie ook om een opnieuw uitgereikte factuur; de herstelde kopie houdt u op gang zolang u wacht.
Valideer voordat het weer het netwerk op gaat
Heeft u alleen de foutmelding van het toegangspunt, valideer dan eerst het originele bestand: het rapport benoemt elke overtreden regel en het element erachter, en vertelt dus precies welke velden u hier moet aanpassen. De opnieuw gegenereerde factuur wordt vóór het downloaden tegen dezelfde regels gecontroleerd, zodat de rondgang eindigt met een bestand dat slaagt:
- Valideer een UBL-factuur tegen EN 16931 en Peppol BIS 3.0
- Lees een UBL-factuur eerst als een papieren document
Verwante tools voor de rest van de route
Bewerken dekt het geval waarin een UBL-bestand al bestaat en fout is. Bestaat de factuur alleen als PDF of spreadsheet, converteer die dan, en is Peppol zelf het verwarrende deel, dan legt de gids het netwerk van begin tot eind uit: